+7 (812) 320-14-50

Главная » Автоматизация управления » Автоматизация управления недвижимостью » Инструкция для пользователей PROFMAN ISS (Модуль Property Management)

Инструкция для пользователей PROFMAN ISS (Модуль Property Management)

 
  

Система ISS - автоматизированная система взаимодействия компании с клиентами: собственниками и арендаторами. Интерактивный принцип функционирования системы повышает прозрачность и эффективность работы управляющей компании.

Модуль ISS PM  состоит из трех ключевых разделов:

  • Автоматизированная система учета договорных отношений с арендаторами; 
  • Аналитические отчеты;
  • Автоматизированная система формирования счетов

Автоматизированная система учета договорных отношений с арендаторами позволяет формировать договора, доп. соглашения и акты в автоматическом режиме, т.к.  отменяет необходимость «ручной» подготовки документов, позволяет избежать механических ошибок в формировании документов, а также позволяет сокращать время на согласование типовых договоров юристами.

Раздел аналитические отчеты предоставляет возможность собирать и накапливать аналитическую информацию об отношениях с арендаторами объекта. Можно формировать отчеты по заполняемости объекта, подебиторской / кредиторской задолженности, проводить анализ арендных ставок и отраслевой принадлежности арендаторов объекта.

Собственник может следить за количеством арендаторов, ставками и динамикой наполняемости своего объекта.

Чтобы максимально эффективно использовать все возможности системы нужно как можно подробнее и объемнее вносить данные. 

  Инструкция для пользователей PROFMAN ISS (Модуль Property Management)

  1. Создание и настройка Объекта, ввод данных об менеджменте объекта

    1.1. Создание группы объектов. Группа объектов - совокупность зданий и корпусов.
    В разделе Property Management выбираем пункт меню "Группы объектов", далее наживаем кнопку  "Создать" , в возникшем документе "Группа объектов (создание)" заполняем пустые реквизиты в шапке документа, после этого наживаем кнопку "Записать и закрыть". 
    Кнопка "Макет счета" - служит для настройки печатной формы счета, рассылаемого арендаторам и доступного для печати через документ "Формирование счетов" 
    Реквизит "ID на сайте" - заполняется администратором;
    Реквизит "Наименование"- заполняется вручную;
    Реквизит "Владелец" - выбирается из списка посредство нажатия кнопки "...", либо создается вручную;
    Реквизит "Организация" - выбирается из списка посредством нажатия кнопки "...", либо создается вручную;
    Реквизит "Адрес" - фактический адерс объекта, заполняется вручную;
    Реквизит "Контакты" - заполняется вручную, необязателен;
    Реквизит "Email отправителя" - заполняется администратором, служит для автоматической рассылки счетов арендаторам;
    Реквизит "Главный инженер" - данный реквизит относится к разделу Facility Management;
    Реквизит "Управляющий" - данной реквизит относится к разделу Facility Management;
    Кнопка "Документооборот: Файлы" - позволяет сохранять сторонние файлы.
     

    1.2.  Пункт меню "Объекты PM", нажимаем кнопку "Создать" , в шапке появившего документа заполняем все реквизиты, в реквизите "Объект контрагента" выбираем, созданные в пункте 1.1. объект (созданный ранее в "Группе объектов").



  2. Ввод информации о сотрудниках объекта участвующих в работе сервиса.
    Ввод информации осуществляет параллельно в личном кабинете на сайте и в системе iss раздел "Администрирование". Вводить и редактировать информацию имеют право только сотрудини УК PROFMAN. Для того, что бы добавить в систему нового пользователя, необходимо обратиться в службу технической поддержки по телефону +7 999 534 49 89 или электронным письмом по адресу lanskov@profman.ru 

  3. Создание помещений Объекта.
    3.1. Выбираем пункт меню "Помещения(ИТЦ)", в списке  выбираем ранее созданный объект, объектов может быть несколько (несколько корпусов), которые принадлежат к одной группе объектов (см. пункт 1);
    3.2. Нажимаем кнопку "Создать", в открывшемся документе заполняем все обязательные реквизиты (необязательными реквизитами являются "План помещения" и "Функциональное назначение" )
           Реквизит "Объект" - указывает на то, в каком именно здании находится данное помещение, выбираем объект из списка после нажатия кнопки "...";
           Реквизит "Наименование по тех. паспорту" - заполняется согласно тех. паспорту помещения (офис, склад, стоянка и т.д.);
           Реквизит "Наименование" - заполняется согласно внутренниму регламенты Заказчика (чаще всего указывается тип помещения и его номер либо функциональное значение);
           Реквизит "Тип помещения" - заполняется налогично реквизиту "Наименование по тех. паспорту";
           Реквизит "План помещения" - данный реквизит позволяет добавить план помещения в формате pdf, png, jpg, в последствии данный план будет использоваться при формировании печатной формы договоров и  доп. соглашений по данному помещению;
           Реквизит "Место общего пользования" - данный реквизит отвечает за то, считается ли помещение арендопригодным, например, душевая является местом общего пользования, поэтому в данном помещении реквизит "Место общего пользования" включен (стоит галочка) соответственно, оно не отображается в отчетах по свободным арендопригодным помещениям;
           Все остальные реквизиты заполняются согласно тех. паспорту помещения и внутреннему регламенту Вашей компании.


  4. Ввод данных о ставках арендной платы по типам помещений.
    Кликаем на пункт меню "Помещения(ИТЦ)", далее двойной клик на объект, для которого необходимо указать стандартные ставки по типам помещений. В открывшемся меню в таблицы с типами помещений присваиваем стандартную ставку для каждого из типов помещений (если требуется), в последствии при создании новой регистрации договора аренды ставка для выбранных типов помещений будет устанавливаться автоматически.


  5. Создание Организации-Арендодателя.
    Для создания новой организации-арендодателя кликаем на пункт "Настройки", далее выбираем в меню "Организации" -> "Cоздать", в появившемся документе необходимо заполнить все реквизиты (Раздел "Казначейство" для заполнения необязателен).


  6.  Ввод данных о лицах, имеющих право подписи первичных документов.
     Кликаем "Настройки", далее выбираем пункт меню "Подписанты договоров от арендодателя" -> "Создание";
     Запоняем реквизиты в появившемся документе:
     - Период  - реквизит, указывающий на начало действия полномочий; 
     - Ораганизация - реквизит, указавающий на организацию, от лица которой действует подписант;
     - Должность подписанта - значение реквизита выбирается из списка, либо создается вручную;
     - Подписант - значение реквизита выбирается из списка, либо создается вручную;
     - В лице (должность склоненная) - заполняется аналогично реквизиту "Должность подписанта";
     - ФИО (склоненное) - заполняется аналогично реквизиту "Подписант";
     - Действует на основании - значение реквизита выбирается из списка, либо создается вручную, например: "Действует на основании устава".


  7. Создание Арендаторов и поставщиков услуг.
    Создание арендаторов осуществляется через справочник "Контрагенты".
    Контрагенты -> Cоздать -> Делаем выбор между созданием вручную и загрузкой данных с ФНС -> В случае ручного создания заполняем документ "Контрагент (Создание)", ставим галочку в реквизите "Покупатель" ->Заполняем пустые реквизиты -> Записать и закрыть.
    Реквизит "Основной банковский" счет заполняется в последнюю очередь после предварительного сохранения документа "Контрагент (создание)".
     

  8. Регистрация контактной информаии об арендаторе.
    Контрагенты -> Контрагент -> Контакты
    Основная информация, которую необходимо указать в раздеое "Контакты":
    1) Юридический адрес;
    2) Электронная почта (Для того, что бы указать электронную почту необходимо выбрать - Тип: Email, Вид - Адрес электронной почты контрагента для обмена электронными документами, Представление: указать адрес электронный почты контрагента).
    Количество email адресов не ограниченно - основное требование указать "Тип: email", в последствии данные адреса будут использованы для рассылки счетов арендаторам.


  9. Регистрации информации о подписантах от Арендодателя.
    Контрагенты -> Контрагент -> Подписант юридического лица
    Значение реквизита "Должность поодписанта" выбирается из списка или создается новое;
    Значение реквизита "В лице (должность склоненная) выбирается из списка или создается новое;
    Значение реквизита "Действует на основании" выбирается из списка или создается новое;
    Значение реквизита "В лице" выбирается из списка или создается новое;
    Значение реквизита "В лице ФИО склоненное" заполняется вручную.

  10. Настройка синхронизации расходов с 1С Бухгалтерия.
    1) Настройки -> Настройка синхронизации с бухгалтерией -> Выбираем/создаем объект -> Арендаторы -> Заполнить (кнопку заполнить нужно нажимать каждый раз после того, как появляется новый контрагент);
    2) После нажатия кнопки "Сформировать правила", будет выгружен XML файл правил;
    3) Заходим в 1с бухгалтерию, далее сервис -> прочее обмены данными -> универсальный обмен данных в формате xml -> Выгрузка данных -> Нажимаем на кнопку с тремя точками в реквизите "Иия файла правил" и выбираем сформированный ранее файл XML;
    4) Нажимаем на кнопку с тремя точками в реквизите "Имя файла данных" , указываем название выгрузки -> нажимаем кнопку "Выгрузить данные";
    5) ISS Profman -> Property management -> Загрузка данных из бухгалтерии -> Загрузить данные -> Файл: обзор, выбираем выгруженный из 1С файл.
    6) Процедуру по выгрузке/загрзуке данных рекомендуется проводит ежедневно.


  11. Регистрация договоров аренды.
    1. Выбираем пункт меню "Регистрация договора аренды", кликаем кнопку "Создать"
    2. Заполняем реквизиты:
        Арендодатель - выбираем из списка;
        Арендатор - выбираем из списка или создаем нового контрагента;
        Объект - выбираем из списка или создаем вручную;
        Номер договора - заполняем соответственно внутреннему регламенту;
        Типы помещений (строка) - реквизит необязателен к заполнению;
        Дата заключения - дата начала срока действия договора;
        Действует до - дата окончания срока действия договора (по умолчанию устанавливается 11 месяцев от дата заключения договора);
    3. В  табличной части документа кликаем на кпоку "Добавить", из списка выбираем помещение, либо создаем новое; заполняем реквизит "Ставка".
    4. Проверяем корректность введенных данных и нажимаем кнопку "Провести и закрыть"

     
  12. Регистрация дополнительных соглашений.
    Для регистрации нового дополнительного соглашения необходимо:
    1. В списке договоров (пункт меню "Регистрация договора аренды") выбираем договор, на основании которого будет создаваться дополнительное соглашенипе;
    2. Регистрация договора аренды -> Cоздать на основании -> Корректировка договора аренды;
    3. Корректировки деляться на несколько типов:
    - Увеличение (увеличение площади, ставки)
    - Уменьшение (уменьшение площади, ставки)
    - Уменьшение-Увеличение (замена площади)
    - Расторжение
    Тип корректировки присваивается автоматически, для того, что бы создать корректировку на увеличение - в табличной части документа "Корретировка договора аренды" с помощью кнопки "Добавить", добавляем новое помещение (реквизит "Действие" у нового помещения будет иметь значение "Начать"), заполняем реквизит "Дата акта приема-передачи";
    Для того, что бы создать корректировку на уменьшение - в табличной части документа "Корректировка договора аренды" кликаем на реквизит "Не изменять" -> "Прекратить", заполняем реквизит "Дата возврата";
    Для того, что бы создать корректировку на уменьшение-увеличение, у одного помещения выбираем реквизит "Действие" -> "Прекратить" и добавляем еще одно помещение с помощью кнопки "Добавить", заполняем реквизиты "Дата возврата" и "Дата акта приема-передачи";
    Для того, что создать корректировку на расторжение, ставим галочку в реквизите "Расторгнут" и заполняем реквизит "Дата возврата".


  13. Настройка синхронизации с 1С Бухгалтерией по загрузке данных по дебиторской задолженности.
    Синхронизация ISS с 1С бухгалтерией осуществляется посредство выгрузок\загрузок данных в формате XML по заранее сформированным правилам.
    Для формирования файла правил необходимо:
    1. Настройки -> Настройка синхронизации с бухгалтерией -> Cоздать\Выбрать существующий объект;
    2. Переходим на закладку арендаторы -> Заполнить;
    3. После нажатия кнопки "Сформировать счета" будет выгружен файл в формате XML;
    4. Заходим в 1С бухгалтерию -> Cервис -> Прочие обмены данными -> Универсальный обмен данными в формате XML;
    5. Загружаем файл правил и на основании него делаем выгрузку из 1С бухгалтерии;
    6. Выгруженный файл, загружаем в ISS Profman  (Property Management -> Загрузка данных из бухгалтерии -> Загрузить данные.
    7. Поступление денежных средст и наличие задолженностей можно отслеживать с помощью отчета "Анализ дебиторской задолженности"

     
  14. Работа с отчетами.
    Отчеты находятся в разделе Property Management -> Отчеты; Для формирования отчета необходимо задать параметры анализа в шапке документа и нажать кнопку "Сформировать"
    1. Анализ арендуемых помещений;
        Данный отчет позволяет анализировать общую площадь арендуемых помещений и сумму выручки по объекту за любой день месяца.
    2. Анализ выручки от аренды;
        Данный отчет позволяет анализировать выручку от аренды по месяцам.
    3. Анализ дебиторской задолженности;
        Данный отчет позволяет в режиме онлайн анализировать задолженность арендаторов и поступление средств.
    4. Анализ заполняемости и выручки;
        Даннай отчет позволяет анализировать  заполняемость на объекте, а так же выручку за постоянную и переменную части арендной платы;
    5. Реестр арендаторо
        Данный отчет позволяет анализировать арендаторов по корпусам объекта, в том числе занимаемю площадь, арендную плату по договору.
    6. Реестр арендаторо (по договорам);
        Данный отчет аналогичен предыдущему отчету но вместо наименования арендотора формирование осуществляется по зарегистрированным в системе ISS договорам;
    7. Свободные помещения;
        Данный отчет позволяет анализировать свободные арендопригодные помещения на объекте.
    8. Сводный отчет;
        Даннй отчет предоставляет общую информацию об объекте.
    9. Текущая заполняемость.
        Данный отчет в процентном соотношении показывает текущую заполняемость на объекте.


  15. Начисление стоимости услуг; Формирование и отправка счетов.
    В система ISS существует два типа счетов - счета за постоянную часть арендной платы и счета за переменную часть арендной платы (услуги)
    Счета за постоянную часть арендной платы формируются на основании регистраций договоров аренды, счета за переменную часть арендной платы формируются на основании документа "Начисление стоимости услуг" .
    Для того что бы сформировать счета за постоянную часть арендной платы необходимо:
      1. Выбрать в меню пункут "Формирование счетов", далее создать;
      2. Ревизит "Вид начисления" по умолчанию установлен "Аренда";
      3. Заполняем реквизиты "Группа объектов", "Дата счета" и "Месяц начисления";
      4. Наживаем кнопку "Сформировать счета", после чего будет сформирован список счетов, согласно действующим договорам аренды;
      5. Для отправки счетов арендаторам наживаем кнопку "Отправить Email", предварительно в документе контрагента необходимо указать действующий email, на который будут приходить письма со счетами (Справочники -> Контрагенты -> Контрагент -> Контакты -> Тип: Email; Вид: Адрес электронной почты контрагента для обмена электронными документами; Представление: адрес электронной почты контрагента)

    Для того, что бы сформировать счета за переменную часть арендной платы необходимо:
    1. Создаем документ "Начисление стоимости услуг" (Меню -> Документы -> Начисление стоимости услуг -> Cоздать);
    2. Выбираем значения реквизитов "Арендодатель" ,"Группа объектов" и "Месяц начисления" (по умолчанию ставится текущий месяц);
    3. В табличной части документа нажимаем кнопку "Добавить", добавлем всех контрагентов, которым выставляются счета, заполняем таблицу актуальными данными, после чего нажимаем "Провести и закрыть";
    4. Выбираем пункт меню "Формирование счетов", в реквизитие "Вид начисления" выбираем "Услуги", заполняем оставшиеся реквизиты аналогично формированию счетов за постоянную часть арендной платы;
    5. Нажимаем кнопку "Сформировать счета", счета будут формироваться на основании ранее созданного документа "Начисление стоимости услуг".
    6. Рассылка по Email осуществляется аналогично формированию счетов за постоянную часть арендной платы.




  16. Формирование актов выполненных работ, счетов-фактур.
    Формирование актов выполненных работ и счетов-фактур осуществляется автоматически на основании выгруженных из Profman ISS счетов, при их загрузке в 1С Бухгалтерию.
    Для того, что сделать выгрузку из Profman ISS необходимо:
    1. Выбираем пункт меню "Формирование счетов", открываем ранее сформированный документ или формируем его (см. пункт 13)
    2. В документе наживаем кнопку "Выгрузить счета" (актуально как для счетов за постоянную часть арендной платы, так и за переменную)
    3. Выгруженный в ормате xml файл загружаем в 1С Бухгалтерию (Все функции -> Универсальный обмен данными в формате xml -> Загрузить)
    4. При загрузке в 1С на основании счетов автоматически формируются акты выполненных работ и счета-фактуры.

  17. Инструменты рабочего стола.
    Данные, отображаемые на рабочем столе формируются на основании отчетов (Property management, раздел отчеты)
    Лента событий позволяет остлеживать действия, проводимые в ISS Profman.


  18. Работа с "Документооборотом".
    Кнопка "Документооборот" находится в документе регистрция договора аренды. Данный реквизит позволяет прикреплять к регистрации договора аренды файлы формата jpg, png, pdf.


  19. Отчет для собственника объекта.
    Отчет для собственника объекта формируется ежемесечно, в него входят:
    - анализ дебиторской задолженности
    - прибыль за постоянную и переменную части арендной платы
    - изменения ставок
    - изменения заполняемости

  20. Версификация регистрации договора аренды.
    Данная функция позволяяет отслеживать кем, когда и какие изменения были внесены в договор.
    Регистрация договора аренды -> История изменений.
    С помощью клавиши ctrl выбираем две версии договора и нажимаем кнопку "Сравнить версии".


Вызвать электрика

Вызвать сантехника