+7 (812) 320-14-50

Главная » Автоматизация управления » Автоматизация управления недвижимостью

Автоматизация управления недвижимостью

  

PROFMAN ISS -  EAM (Enterprise Asset Management) система, созданная нашей компанией для эффективного управления объектами недвижимости, включает в себя автоматизированный сервис управления арендными отношениями, диспетчеризацию эксплуатационных заявок, автоматизированный сервис управления работами по плановому техническому обслуживанию инженерных сетей, зданий и сооружений, блок автоматически формируемой отчетности для менеджмента и собственников объектов недвижимости.

Цель создания и развития сервиса

  • Создание полностью прозрачной и подконтрольной структуры управления объектом;
  • Минимизация затрат на персонал, исключение затрат ресурсов компании на рутинные задачи, которые можно решить автоматизировано;
  • Увеличение скорости принятия решений, за счет наличия всей необходимой информации в режиме реального времени.

Какие задачи помогает решить наш сервис автоматизировано, сокращая затраты на персонал в части Управления объектом

  • Формирование договоров аренды и дополнительных соглашений к ним;
  • Начисление коммунальных платежей, переменной части арендной платы;
  • Выставление счетов, актов Арендаторам, отправка по электронной почте, выгрузка в 1С Бухгалтерию;
  • Оперативное согласование расходов по объекту, в том числе с помощью мобильного приложения из любой точки, где есть Интернет;
  • Доступ в режиме реального времени к данным по дебиторской задолженности по Арендаторам объекта;
  • On-line доступ к данным по выручке, заполняемости, составу Арендаторов, ставкам аренды и вакантным площадям;
  • On-line доступ к отчетности по расходам на содержание объекта и затратам на энергоресурсы;
  • Автоматическая рассылка брокерам по свободным помещениям; 

Почему использование EAM PROFMAN ISS делает Управление объектом проще и эффективнее

  • Сервис заблаговременно сам напоминает Управляющему о необходимости перезаключения договоров аренды и готовит новый договор;
  • Сервис сам рассчитывает стоимость договоров аренды, формирует полностью готовые к подписанию сторонами печатные формы документов;
  • Сервис умеет выставлять счета и рассылать их Арендатором, уведомлять о просроченной задолженности;
  • Сервис позволяет хранить все документы в одном месте, делая их доступными всем пользователям, из любой точки с ПК и любых мобильных устройств;
  • Удобные формы графических отчетов, позволяют в один клик, без сложных настроек получить полную информацию об объекте.

Какие затраты можно сократить за счет внедрения нашего сервиса

  • Затраты на содержание Бухгалтерии. Больше нет необходимости содержать бухгалтера для работы с первичными бухгалтерскими документами. Счета, акты, счета-фактуры, данные о задолженности, формируются автоматически, ручной труд больше не нужен;
  • Затраты на содержание Менеджеров по аренде (или младшего юриста). Договоры, соглашения к договорам не нужно набирать в Word, хранить в папках. Не нужно вести реестры арендаторов и оплат с ложных таблицах в Excel. Подготовка договора теперь займет не более 3-5 минут;
  • Затраты на содержание Финансовой службы. За счет автоматизации процессов управления и настройке обмена данными с 1С Бухгалтерия у Вас больше нет необходимости тратить ресурсы на содержание экономиста. отвечающего за подготовки отчетности по объекту. У сервиса есть все необходимые данные для расчета и представления финансовой отчетности с любой степенью детализации, исключая возможность "механических ошибок" при ее подготовке.

Почему более эффективно?

Один раз, причем силами нашего тех. Поддержки, мы создаем базу данных по Объекту недвижимости, его помещениям. Классифицируем их функциональному назначению (МОПы, Офисы, Производственные, Коридоры, лестницы и т.д.).

Зачем?

Зная все помещения, зная арендопригодные площади, присвоив им ставки, мы можем создавать договоры аренды, регистрировать дополнительные соглашения к ним.

А в чем эффективность?

  1. Стоимость договора рассчитывается автоматически;
  2. Форма договора заполняется полностью автоматизировано, остается только вывести ее на печать и договор со всеми приложениями готов к подписанию;
  3. При изменении условий договора сервис сам понимает какую форму дополнительного соглашения выбрать, остается просто вывести ее на печать;
  4. А зная все договоры, мы научили наш сервис автоматизировано формировать счета арендаторам, а потом научили сервис рассылать счета Арендаторам по электронной самостоятельно;

А как же бухгалтерия?

Про бухгалтерию мы тоже не забыли, мы научили наш сервис формировать акты и счета-фактуры и выгружать их 1С-Бухгалтерию одним кликом.

В итоге что мы получили:

Все документы формируются автоматизировано нашим сервисом.

Договоры, дополнительные соглашения, счета, акты выполненных работ, счета-фактуры больше не нужно тратить время и создавать своими «руками».

Да, у менеджеров по аренде, бухгалтеров и юристов работы станет явно меньше, можно занять их более интересной работой, а всю рутину отдать нашему сервису.

Это только начало, а дальше …

Помещения проинвентаризированы, ставки известны, арендаторы учтены. Мы знаем все наши вакантные площади и теперь каждые две недели мы автоматизировано составляем обзоры по каждому объекту и отправляем брокерам, предоставляем им бесплатный доступ к нашему приложению, теперь они точно знают, что нужно «сдавать».

И не нужно каждому в отдельности рассказывать и писать о свободных площадях.

Про прозрачность

Раз мы все знаем об объекте и арендаторах в режиме on-line, то и отчитываться о работе объекта перед собственниками и менеджментом мы можем в режиме on-line. Через личный кабинет на сайте, приложение в телефоне или планшете руководителям доступна следующая отчетность:

  1. Лента событий – уникальный отчет в виде ленты сообщений, который сервис генерирует самостоятельно. На объекте появился новый арендатор, повысили ставки, кто-то съехал – в ленте событие появится как только менеджер подготовит договор или дополнительное соглашение;
  2. Анализ заполняемости и выручки – в графиках и таблицах за любой нужный период;
  3. Динамика выручки – в графиках и таблицах за любой нужный период;
  4. Реестр арендаторов;
  5. Свободные помещения;

Вся информация находится на удобном рабочем столе и формируется сразу при открытии, никаких сложных настроек.

Чего нового

Научив наш сервис отдавать данные в 1С Бухгалтерию, мы решили научить его и забирать из нее нужную информацию. Всех интересует дебиторка и расходы объекта, их выгрузим, обработаем и представим в виде готовой аналитики по объекту.

И мы можем контролировать как Управляющий собирает платежи с Арендаторов, как на графиках меняются расходы на газ и электричествоо.

Мы учим наш сервис автоматизировано выставлять пени за несвоевременную оплату, рассылать счета арендаторам, формировать претензии, и на всякий случай готовить исковые заявления. Расчет пеней занятие трудоемкое, многие им пренебрегают и прощают арендаторам эти «копейки», т.к. посчитать выйдет дороже, так как придётся привлечь на этого отдельного сотрудника.

Но если у нас есть все исходные данные в базе данных, и сформировать все сможет сервис самостоятельно, да еще и разошлет все сам, вот теперь это возможно. Лишние 15-20 т.р. в мес. не помешают.


                   

Стандарт работы Управляющего объектом недвижимости с применением сервиса PROFMAN ISS

  1. Управляющий обязан следить за наличием в базе данных сервиса актуальных сведений об Арендодателе, при внесении изменений оперативно актуализировать их. Сведения: Реквизиты Арендодателя, Сведения о банковских счетах, Сведения о лицах уполномоченных подписывать договоры аренды и дополнительные солгашения к ним;
  2. Управляющий обязан следить за актуальностью базы данных по помещений объекта недвижимости под его Управлением. Ключевые параметры для контроля: Соответствие площади объекта в БД фактической, согласно свидетельству о праве собственности (или иному правоустанавливающему документу);
  3. Управляющий обязан ежедневно следить за своевременным заключением договоров, путём создания документов «Регистрация договоров аренды» и дополнительных соглашений к ним, путем созданием документов «Корректировка договора аренды». Скан-копии всех документов должны храниться в электронном документообороте ISS;
  4. Управляющий, при создании договоров о корректировок, обязан следить за актуальностью данных об Арендаторе (реквизиты, банковский счет, подписант, адрес электронной почты);
  5. Управляющий обязан ежемесячно, не позднее 25 числа, обязан посредством создания документа «Формирование счетов» на следующий месяц, формировать счета на оплату постоянной части арендной платы, автоматически рассылать Арендаторам (по электронной почте), выгружать в БД 1С Бухгалтерия (или направлять на электронную почту бухгалтера) файл с выгрузкой, созданных на основании счетов, актов выполненных работ и счетов-фактур;
  6. Управляющий обязан ежемесячно, не позднее 25 числа, обязан посредством создания документа «Начисление стоимости услуг» за предыдущий месяц, формировать счета на оплату переменной части арендной платы, автоматически рассылать Арендаторам по электронной почте), выгружать в БД 1С Бухгалтерия (или направлять на электронную почту бухгалтера) файл с выгрузкой, созданных на основании счетов, актов выполненных работ и счетов-фактур;
  7. Управляющий обязан в ежедневном режиме получать из БД 1С Бухгалтерия (или непосредственно от бухгалтера по электронной почте) получать файл с выгрузкой поступлений денежных средств за предыдущий день (при необходимости иной более продолжительный период) и загружать с помощью Обработки «Загрузка данных» в системе PROFMAN ISS;
  8. Управляющий обязан при появлении нового арендатора сформировать новые «Правила выгрузки» для 1С Бухгалтерии (чтобы начать получать выписки по новому арендатору) и выгружать данные из 1С Бухгалтерия по новым правилам (или направить новые сформированные правила бухгалтеру);
  9. Управляющий обязан ежемесячно не позднее 31 числа, за предыдущий месяц выгружать из 1С Бухгалтерия (или получать файл с выгрузкой от бухгалтера) данные о расходах объекта и загружать с помощью обработки «Загрузка данных» в БД сервиса PROFMAN ISS;
  10. В случае возникновения любых затруднительных ситуаций, ошибок при работе сервиса, технических сбоях, проблемах при авторизации, выявлении некорректной работы отчетов обращаться к специалисту технической поддержки. Если специалист не смог решить проблему оперативно в ходе личного обращения, необходимо обратиться по электронной почте, поставив «в копию» письма руководителя УК PROFMAN.

 

Вызвать электрика

Вызвать сантехника