+7 (812) 320-14-50

Главная » Автоматизация управления » Автоматизация службы эксплуатации » Регламент взаимодействия с системой Interactive Smart Services (ISS)

Регламент взаимодействия с системой Interactive Smart Services (ISS)

1. ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ

1.1. Настоящий регламент разработан для установления порядка взаимодействия
пользователей системы Interactive Smart Services (далее - система ISS).

1.2. Система ISS позволяет достичь следующих целей:

1.2.1. Автоматизация регулирования технических задач, возникающих в рамках эксплуатации
Объектов недвижимости Заказчика;

1.2.2. Контроль технического состояния Объектов недвижимости Заказчика посредством
фиксации всех обращений пользователей системы ISS с дальнейшей возможностью просматривать
историю всех производимых работ.

1.3. Положения настоящего регламента обязательны к исполнению для всех пользователей
системы ISS

1.4. Ответственность за исполнение предписаний настоящего Регламента несут
ответственные лица - непосредственные пользователи системы ISS.

1.5. Зона ответственности каждого пользователя представлена в положениях настоящего
Регламента.

1.6. Пользователи системы ISS делятся на 4 группы:

1.6.1. Специалист диспетчерской службы (далее - диспетчер);

1.6.2. Главные инженеры Объектов недвижимости Заказчика (далее - главные инженеры);

1.6.3. Управляющие Объектами недвижимости Заказчика (далее - управляющие).

1.6.4. Сотрудники Заказчика, за исключением лиц, указанных в пунктах 1.6.2.-1.6.3.
настоящего Регламента, арендаторы и иные лица, осуществляющие владение и пользование
Объектами недвижимости Заказчика (далее - иные пользователи системы ISS), информация о
которых предоставлена Исполнителю в соответствии с пунктом 1.8. настоящего Регламента.

1.7. Доступ к системе ISS главных инженеров и управляющих предоставляется с
формированием каждому из них отдельной учетной записи в системе ISS в порядке,
предусмотренном абзацем 1 пункта 2.1.1. Договора при условии предоставления Исполнителю
информации в соответствии с пунктом 2.3.1. Договора и пунктом 1.8. настоящего Регламента
Доступ к системе ISSиных пользователей системы ISS является ограниченным (раздел 6
настоящего Регламента) и обеспечивается диспетчером на основании поступившего по телефону
единой справочной службы ISS 8-800- 555-94- 62 запроса.

1.8. В целях предоставления доступа к системе ISS Заказчик на основании и в порядке,
предусмотренном пунктом 2.3.1. Договора, предоставляет Исполнителю нижеследующую
информацию:

1.8.1. В отношении главных инженеров - ФИО, номер телефона, адрес электронной почты;

1.8.2. В отношении управляющих - ФИО, номер телефона, адрес электронной почты;

1.8.3. В отношении иных пользователей системы ISS:

  • сотрудников Заказчика - ФИО, номер телефона, адрес электронной почты;
  • арендаторов и иных лиц, осуществляющих владение и пользование Объектами
    недвижимости Заказчика - наименованию юридического лица (ФИО физического
    лица/индивидуального предпринимателя), ИНН, телефон.

2. ТЕРМИНАЛЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Система Interactive Smart Services (система ISS) - автоматизированная система
управления заявками на техническое обслуживание и ремонтные работы на объектах
недвижимости.

2.2. Техническая задача - заявка на технические работы, зарегистрированная в системе ISS
для исполнения главными инженерами Объектов недвижимости Заказчика.

2.2.1. Типы заявок на технические работы: текущие ремонты, устранение мелких
неисправностей, регламентные работы и т.д.

3. ОБЯЗАННОСТИ ДИСПЕТЧЕРА В РАМКАХ  РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ ISS

3.1. Регистрировать заявки, принимаемые по телефону единой справочной службы ISS
8-800- 555-94-62 согласно специальной формы в системе ISS

3.1.1.Форма включает в себя следующие обязательные для заполнения данные:

  • Фамилия, имя заявителя
  • Контактный телефон (предпочтительно мобильный, для последующей отправки SMS
    уведомления о выполнении заявки)
  • Объект, номер корпуса/здания, номер помещения/офиса, иная идентифицирующая
    информация
    • Содержание заявки
    • Исполнитель заявки

3.2. Контролировать своевременное выполнение заявок главными инженерами путем
проверки внесения в базу данных заполненных отчетов о выполнении заявок. При
продолжительном отсутствии в системе ISS информации о принятии поступившей заявки в работу
и/или ее выполнении диспетчер вправе запросить информацию о стадии выполнения заявки
напрямую у главного инженера и/или уведомить об этом управляющего.

3.3. По запросам, принимаемым по телефону единой справочной службы ISS 8-800- 555-94-62,
предоставлять подателям заявок информацию о стадии выполнения их заявок.

3.4. По обращению иных пользователей системы ISS, указанных в пункте 1.6.4. Договора,
обеспечить им возможность ограниченного доступа к системе ISS (раздел 6 настоящего
Регламента), предоставлять им консультационную помощь по вопросам доступа к системе ISS и
правилам работы с ней.

3.5. Осуществлять маршрутизацию заявок в системе ISS с учетом предоставленной главными
инженерами и управляющими информации об их отсутствии на рабочих местах в силу отпуска,
больничного или иных причин и о лицах, их замещающих.

3.6. Регистрировать претензии, принимаемые по телефону единой справочной службы ISS
согласно специальной формы системы, описанной в пункте 3.1.1. настоящего Регламента.

3.7. Оказывать при необходимости консультационную помощь главным инженерам и
управляющим в работе с системой ISS.

4. ОБЯЗАННОСТИ ГЛАВНЫХ ИНЖЕНЕРОВ В РАМКАХ РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ ISS 

4.1. Проверять в течение рабочего дня систему на предмет появления новых заявок к
исполнению.

4.2. Своевременно выполнять заявки в обозначенный срок.

4.3. Своевременно заполнять отчет о выполнении заявки.

4.4. При необходимости подавать самостоятельно заявки диспетчеру.

4.5. При выполнении каких-либо значимых работ, в случае отсутствия зарегистрированной
заявки в системе ISS, инженер обязан самостоятельно зафиксировать факт выполнения работ путем
создания в системе ISS заявки.

4.5.1. При создании заявки инженером необходимо заполнить обязательные поля:

  • Объект;
  • Заполнить журнал работ по заявке (указать перечень выполненных работ, дату и время).

4.6. Заблаговременно сообщать диспетчеру информацию об отсутствии на рабочем месте в
силу отпуска, больничного или иных причин и о лице/лицах их замещающих.
 

5. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ УПРАВЛЯЮЩИХ В РАМКАХ РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ ISS 

5.1. Управляющий при необходимости может самостоятельно создавать заявки в системе.

5.2. Управляющий может контролировать и отслеживать ход выполнения всех заявок по
своему Объекту.

5.3. Управляющий обязан заблаговременно сообщать диспетчеру информацию об отсутствии
на рабочем месте в силу отпуска, больничного или иных причин и о лице/лицах их замещающих.

6.  ПРАВА ИНЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ СИСТЕМЫ ISS

6.1. Оставлять заявки на техническое обслуживание и ремонтные работы в отношении

Объектов недвижимости Заказчика в электронной форме в системе ISS, а также в устной форме по
телефону 8-800- 555-94-62 с последующей фиксацией диспетчером содержания заявки в порядке,
предусмотренном пунктом 3.1. настоящего Регламента.

6.2. Осуществлять в системе ISS в отношении своих заявок просмотр их истории, в т.ч.
состояния выполнения текущих заявок.

6.3. Получать по телефону единой справочной службы ISS 8-800- 555-94 62 в отношении своих
заявок информацию о ходе их выполнения.
 


Остались вопросы? Мы поможем:

Позвоните по телефону

Звонки принимаются с 9:00 до 21:00 без перерыва и выходных

или


Мастер свяжется с Вами в ближайшее рабочее время
(с 9 до 21 ежедневно)

или


Перезвоним в течение часа или в ближайшее рабочее время

Вызвать электрика

Вызвать сантехника