+7 (812) 320-14-50

Главная » Автоматизация управления » Автоматизация службы эксплуатации

Автоматизация службы эксплуатации

 История нашего сервиса ISS!

С 2015 года мы занимаемся развитием сервисов по автоматизации работы службы технической эксплуатации и управления объектами недвижимости.

Почему мы начали этим заниматься

Мы столкнулись со следующими сложностями:

  1. Очень сложно контролировать эффективность работы службы эксплуатации при взаимодействии с арендаторами. Чаще всего в службу эксплуатации обращаются именно Арендаторы и чаще всего они оказывались недовольны и их легко можно было понять. В офисе перегорела лампа? Что делать? Идти писать заявку в журнал к администратору или на ресепшен, или искать телефон инженера, который занят чем-то более важным и впоследствии забудет про обращение. Не эффективно;
  2. Практически невозможно контролировать проведение плановых работ на инженерных сетях. Работ в течении года нужно произвести огромное количество с разной периодичностью и разными ответственными за проведение работ (газ, слаботочные системы, электрика, сантехника, вентиляция) даже excel тут не поможет;
  3. Ну и конечно сложность организации архива технической документации по объекту. Куча папок у разных пользователей, в одном месте все не собрать.

Поэтому мы поэтапно начали разрабатывать и внедрять сначала на своих объектах, обкатав технологию, на объектах наших Заказчиков сервис под названием ISS.

Что получилось

Мы разработали автоматизированную службу по приему, обработке, назначению исполнителя и контролю выполнения заявок в службу эксплуатации.

Через бесплатный номер 8 800, круглосуточно, вы можете оставить заявку, где диспетчер по заранее подготовленному сценарию идентифицирует Объект, тип заявки, зарегистрирует обращение. Одновременно наш сервис основываясь на введенных данных назначит Исполнителя по заявке (мы заранее привязали к Объекту и типу работ) и отправит СМС уведомление Исполнителю.

В результате от звонка с обращением до получения заявки Исполнителем проходит не более 30 секунд. Вот это эффективно.

А если не хочется звонить можно отправить заявку через сайт или приложение iOS или Android, тогда заявка долетит до Исполнителя еще быстрее.

Время поступления заявки зафиксировано, время получения заявки зафиксировано, когда Исполнитель присвоит заявке статус «Выполнено» фиксируем время выполнения. Это помогает нам и нашим клиентам избежать много конфликтных ситуаций. Сервис хранит все.

А по факту выполнения заявки, Заявитель получит уведомление о ее выполнении.

Быстро. Удобно. Прозрачно.

Мы пошли дальше

Когда мы научились эффективно работать с обращениями, мы решили научить наш сервис создавать заявки для службы эксплуатации по всем плановым работ самостоятельно.

Собрали все необходимые регламентные работы, задали периодичность проведения, назначили ответственных и ISS приступила к автоматизированному созданию заявок. Ответственным осталось только начать их выполнять, а Главному инженеру контролировать выполнению.

Удобно.

Ну и архив

Создав единую систему для работы службы эксплуатации мы реализовали возможность хранить, прикрепляя к каждому объекту техническую документацию, причем общую информацию можно прикреплять объекту, детальную к зданиям объекта и даже по к каждой заявке можно прикреплять любые документы.

Все собрано в одном месте, доступно из любого места где есть Интернет и каталогизировано. Теперь ничего не потеряется.

Вызвать электрика

Вызвать сантехника